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MPS-Chemnitz

Digitales Druckmanagement

Referenz – Stadtverwaltung als Ansprechpartner für 245.000 Bürger

Anforderungen

Umsetzung eines modernen Druckkonzepts für eine Stadtverwaltung mit 3.800 Mitarbeitern

Ausgangssituation:

  • Unbekannte Kostensituation
  • 1 Gerät pro Arbeitsplatz
  • 100 verschiedene Drucker und Kopierertypen
  • 4 Mitarbeiter für internen Support
  • 1000 externe Rechnungen p.a. für den Geräteunterhalt

Umsetzung

  • Projektierung inkl. ROI-Ermittlung, Analyse und Design aller Druckmanagementprozesse
  • Umfangreiche Rolloutplanung mit Test im Pre-Rollout
  • Mitarbeitermarketing via 1:1- Dialog und Webumfragen
  • Stadtweite Einführung von:  Authentifizierungslösung  Workflow- und Scanserverlösung  herstellerunabhängiger MPS- Plattform
  • Umsetzung durch professionelles Rollout-Team in 3 Monaten

Ergebnis

  • Reduktion des Maschinenparks von 2.400 auf 1.000 neue Geräte
  • Gruppierung in 3 Geräteklassen
  • Deutliche Kosteneinsparungen (Druck, Geräte, Prozesse, Energie)
  • Personalisierte Zugriffe auf Funktionen, Freigaben und Prozesse
  • 80%ige Automatisierung der Bestell- und Serviceprozesse
  • 5 Rechnungen p.a. mit verursachergerechter Abrechnung auf 350 Kst.
  • Regionaler Service-Helpdesk
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