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Dokumentenmanagement 2018-01-16T16:58:42+00:00

Digitales Dokumentenmanagement

Wir alle sprechen im Alltag von digitalen Lösungen. Aber was sind eigentlich digitale Lösungen, was macht sie aus und welche Unterschiede gibt es. Auf den Punkt gebracht – es können mit einem Dokumentenmanagement-System die unterschiedlichsten Arten von Dokumenten elektronisch verarbeitet und verwaltet werden. In der Praxis haben diese Vorgänge zum Teil sehr unterschiedliche Begrifflichkeiten, so werden die Lösungen zum Beispiel als Enterprise Content Management Systeme, Dokumenten-Management Systeme oder auch als Recordsmanagement Systeme wahrgenommen.

Die Systeme haben im Kern alle eines gemeinsam, mit Ihnen können Dokumente erfasst und abgelegt werden, der Zugriff und die Transparenz können zu jedem Zeitpunkt aus gewährleistet werden. Es erlaubt den Mitarbeitern dasselbe Dokument zu lesen, zu teilen und zu bearbeiten und dabei fügt sich der zentrale Dokumenten-Pool nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft ein.  

Warum nun digital statt analog?

Ein Dokumentenmanagement System ist ein umfassendes System, dass alle Papier-Dokumente eines Unternehmens, zum Beispiel Eingangsrechnungen, Verträge, E-Mails und andere Dateien digital archiviert und so jederzeit und allerorts verfügbar macht. Durch regelmäßige Prüfungen und entsprechende Zertifikate werden Ihnen zudem revisionssichere Archivierungen gewährleistet und bestätigt. 

Folgende Aspeskte sollen Ihnen verdeutlichen, dass Dokumentenmanagement-Systeme jedes Unternehmen wettbewerbsfähiger machen. Wussten Sie zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter ohne ein entsprechendes Management System durchschnittlich 18 Minuten benötigt um ein Papier-Dokument zu finden oder, dass bis zu 5 % der Dokumente falsch abgelegt oder gar verloren gehen können? Deshalb kann es sinnvoll sein ein DMS einzusetzen. Nachfolgend finden sie die Vorteile und die Merkmale eines solchen Dokumentenmanagement-Systems.

 

Vorteile

  • Höhere Effizienz und Produktivität

  • Geringere Kosten für die Dokumentenablage

  • Datensicherheit und Compliance

  • Fortbestand Ihres Unternehmens

Merkmale

  • unabhängig Unternehmensbranche & -grösse

  • automatische Durchlaufprotokollierungen

  • erlauben mobile Zugriffe

  • hohe Unternehmenstransparenz

Einführung eines Dokumenten Management Systems

Bei der Einführung eines Dokumenten Management Systems haben zahlreiche Kriterien eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Für uns entscheidend ist nicht nur das richtige Produkte, also die richtige Software zu finden, sondern auch das individuelle Vorgehen bei der Einführung.

Wir orientieren uns an 5 Schritten und passen die Entwicklung an die spezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen an. Während des Prozesses berücksichtigen wir Ihre vorhandene Mitarbeiterkultur und beziehen die Mitarbeiter mit ein, damit der neue Workflow eine sehr hohe Akzeptanz finden kann und so schnell gelebter Alltag wird.

e-dox Vorgehensmodell

  • Zieldefinition
  • Analyse der Infrastruktur
  • Aufnahme der Mitarbeiterkultur
  • Aufnahme IST Prozess und dessen Aufwand
  • Prozess Modellierung nach BPMN
  • ROI Betrachtung
  • Integration vorhandener Systemlandschaft
  • Berücksichtigung und Veränderungsdefinition der Mitarbeiterkultur
  • Schnittstelendefiniton
  • Einrichtung und Anpassung
  • Einbindung in Systemlandschaft
  • Beteiligung und Schulung der Mitarbeiter
  • Support, inkl. Workflow Monitoring und Optimierung
  • revisionssichere Verfahrensdokumentation (optional)

Wünschen Sie weitere Informationen so wenden Sie sich vertrauensvoll an unsere Schwesterfirma iklaro GmbH. Die Ansprechpartner beantworten gerne Ihre weiterführenden Fragen.

zur Anfrage

Beispiel – Rechnungsarchivierung

Die individuelle Rechnungsarchivierung wird an die spezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen angepasst. Während des Prozesses berücksichtigen wir Ihre vorhandene Mitarbeiterkultur und beziehen die Mitarbeiter mit ein, damit der neue Workflow eine sehr hohe Akzeptanz finden kann und so schnell gelebter Alltag wird.

Kundennutzen:

  • orts- und standortunabhängige Arbeitsweise

  • hohe Datensicherheit

  • erhebliche Verringerung der Durchlaufzeit

  • Reduzierung manueller Aufwände bis zu 70 %

  • Transparenz im Rechnungsprozess

zum Nachlesen
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